Allgemeine Datenschutzerklärung
PRÄAMBEL – VERANTWORTLICHER / VERTRETER

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen. Die IMV-Gruppe ist sich der Bedeutung der personenbezogenen Daten, die ihr anvertraut werden, bewusst. Es ist einer unserer Grundsätze als Immobilienverwalter/-vermittler, die Vertraulichkeit der Daten sicherzustellen, die von Kunden und Interessenten zur Verfügung gestellt bzw. die im Rahmen unserer Tätigkeit an Lieferanten oder Auftragsverarbeiter übermittelt werden.
In dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unserer Tätigkeiten als Immobilienverwaltung und Immobilienvermittlung.

Wer ist der Verantwortliche bzw. sind die Vertreter des Verantwortlichen:

IMV Immobilien Management GmbH Paulanergasse 15, 1040 Wien
Datenschutzkoordinatoren:
Hr. Mag. Christian Wolf +43 1 586 69 55 – 184
Hr. Jules Krickl
 +43 1 586 69 55 – 175
Email:
 datenschutz@imv.co.at
Website: www.imv.co.at/web/datenschutzerklaerung/

Es ist kein Datenschutzbeauftragter bestellt, da eine Bestellung nach den gesetzlichen Bestimmungen durch den Verantwortlichen nicht erforderlich ist.

2 ZWECKE DER VERARBEITUNGSVORGÄNGE – RECHTSGRUNDLAGEN

Wir führen folgende Verarbeitungsvorgänge durch, die für Sie als Kunde, Interessent, Auftraggeber, Lieferant oder Website-Besucher wesentlich sind.
1. 2.1.  Immobilienverwaltung (Verwaltung von Objekten für Eigentümer z.B. im Rahmen des WEG);
2. 2.2.  Immobilienvermittlung (Vermittlung von Immobilien und damit verbundene Tätigkeiten);
3. 2.3.  Lieferanten- und Auftragsvergabe zur Abwicklung des Einkaufes und Abwicklung derProfessionisten;
4. 2.4.  Kommunikation via Email/Papier postalisch, Kundenportale (zB zum Herunterladen derBetriebskostenabrechnung), Telefon, Fax;
5. 2.5.  Website: Betrieb der IMV Website (zur Information von Kunden, Interessenten, zurDarstellung der angebotenen Dienstleistungen zwecks Kundengewinnung);
6. 2.6.  Website-Tracking & Cookies (zur Verbesserung unseres Webauftrittes und zurGewährleistung der IT-Sicherheit);

2.7. Videoüberwachung
Die Rechtsgrundlage der oben genannten Verarbeitungen können die Erfüllung eines Vertrages oder die vorvertragliche Erhebung von Daten zur Begründung eines Vertragsverhältnisses, eine gesetzliche Verpflichtung, eine Einwilligung, der Schutz lebenswichtiger Interessen oder die Wahrung berechtigter Interessen sein.

3 EMPFÄNGERKATEGORIEN

Im Rahmen der Verarbeitungsvorgänge übermitteln wir Daten an folgende Empfängerkategorien, wobei die Empfänger in unserem Auftrag tätig sind oder die Übermittlung zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Verpflichtungen notwendig ist:
Eigentümer, Mieter, Bundesministerium für Finanzen, zuständige Verwaltungsbehörden (zB Magistrat), Bezirksgerichte, Schlichtungsstellen, Beauftragte Professionisten/Dienstleister (zB Kontaktaufnahme zur Schadensbehebung), Lieferanten, Steuerberater, Rechtsanwälte; Sachverständige; (potentielle) Vertragspartner (Vermieter); zuständige Fachabteilungen der Hausverwaltung oder Gesellschaften der Unternehmensgruppe; private und öffentliche Stellen, die Informationen im Zusammenhang mit dem Vertragsobjekt bekanntgeben können oder benötigen (z.B Förderungsabwicklungsstellen, Rauchfangkehrer); Finanzierungsunternehmen (zB bei Sanierungsdarlehen für Wohnungseigentümergemeinschaften); Versicherungen (zB Abschluss von Polizzen und Schadensregulierung); Unternehmen, die im Rahmen der Betreuung unserer unternehmensinternen IT-Infrastruktur (Software, Hardware) beauftragt sind; beauftragte Makler; Interessenten, Käufer, Investoren (zB im Rahmen des Verkaufsprozesses mit Auftrag des Verkäufers der Liegenschaft); Eigentümer/Hausverwaltung im Rahmen der Kündigung/Übergabe von Verwaltungsagenden; andere Miteigentümer der Liegenschaft (zB zur Abrechnung, Willensbildung); grundbücherlich Servitutsberechtigte.
Es ist nicht beabsichtigt, die Daten an internationale Organisationen und Empfänger in Drittstaaten zu übermitteln. Sofern eine Übermittlung an Empfänger in Drittstaaten notwendig sein sollte, erfolgt dies auf Basis ausreichender Garantien z.B. Standarddatenschutzklauseln oder im Rahmen eines Angemessenheitsbeschlusses.

4 VERWENDUNGSZWECKE, SPEICHERDAUER, VERPFLICHTUNG ZUR DATENBEREITSTELLUNG

4.1 Immobilienverwaltung
Wir erhalten die Daten vom Eigentümer (als betroffener Person), der das Objekt vermietet, oder von einer Hausverwaltung, die das Objekt bisher verwaltete sowie im Rahmen von neuen Vertragsabschlüssen für das Objekt auch von dritter Seite (z.B. Makler). Sofern wir die Daten nicht von Ihnen als betroffener Person (Mieter, Nutzer etc…) erhalten, werden wir Sie gesondert beim Vertragsabschluss oder danach über die Verarbeitung der Daten mittels Informationsblatt informieren. Erhalten wir die Daten von Ihnen selbst, dann können Sie die Informationen auf unserer Homepage abrufen und wir senden Ihnen diese auch gerne zu.
Unter anderem werden folgende Verarbeitungstätigkeiten von uns im Rahmen der 2
Immobilienverwaltung durchgeführt: Kontoeröffnungen, Sanierungen, Abwicklung von Gewährleistungs- und Versicherungsfällen, Auftragsvergaben, Mietvertragserstellungen, Vermarktungsinformationen, Erstellung von Übergabe-/Rücknahmeprotokollen, Strom- /Gasummeldungen, Kautionsabrechnungen, Abhaltung von Eigentümerversammlungen, Erstellung von Betriebskosten und Jahresabrechnungen, Erfassung von Kundendaten, Versand von Vorschreibungen, Erstellung von Verwaltungs- und Subverwaltungsverträgen, Erstellen/Durchführen von Vergebührungen, Anwaltsbeauftragungen und Außerstreitverfahren sowie Ratenvereinbarungen, Verwaltungsübernahmen und Verwaltungsabgaben.
Die Daten speichern wir für die Dauer der Vertragsbeziehung und darüber hinaus für einen Zeitraum von maximal 7 Jahren nach Beendigung derselben, insbes. um steuerliche und unternehmensrechtliche Aufbewahrungspflichten erfüllen zu können sowie solange Gewährleistungs- und Schadenersatzansprüche (maximal 30 Jahre) es notwendig machen, dass die Daten verarbeitet werden, wobei diese sodann in einem Archiv mit gesonderten Zugangsregelungen verarbeitet werden.
4.2 Immobilienvermittlung
Wir erhalten die Daten (Anrede, Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Adresse, Email, Telefonnummer, Firmenbuchnummer) von Ihnen als Interessent oder Kunde oder Abgeber. Sie treten an uns zur Vertragsanbahnung heran (z.B. über ein Inserat oder ein Portal) oder wir schließen mit Ihnen Verträge ab (z.B. Abgeber: Vermittlungsauftrag; Interessent: Suchauftrag). Diese Daten sind zur Erfüllung des Vertrags erforderlich und werden überdies zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (z.B. steuerliche Aufbewahrungspflichten oder Gewährleistungs- und Schadenersatzverpflichtungen) verarbeitet.
Die Daten speichern wir während der Kundenbeziehung und darüber hinaus für einen Zeitraum von maximal 7 Jahren nach Beendigung derselben, insbesondere um steuerliche und unternehmensrechtliche Aufbewahrungspflichten erfüllen zu können sowie solange Gewährleistungs- und Schadenersatzansprüche (maximal 30 Jahre) es notwendig machen, dass die Daten verarbeitet werden.
Sie sind nicht verpflichtet, uns Daten bereit zu stellen; wenn Sie jedoch die Daten nicht zur Verfügung stellen, dann können wir die Leistung nicht erbringen.
4.3 Lieferanten- und Auftragsvergabe zur Abwicklung des Einkaufes und Abwicklung der Professionisten
Wir erhalten die Daten von Ihnen im Rahmen der Beziehung als Lieferant und/oder Auftragnehmer unseres Unternehmens. Diese Daten sind zur Erfüllung des Vertrags erforderlich und werden überdies zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (z.B. steuerliche oder unternehmensrechtliche Aufbewahrungspflichten oder Gewährleistungs- und Schadenersatzverpflichtungen) verarbeitet.
Die Daten speichern wir während der Geschäftsbeziehung und darüber hinaus für einen Zeitraum von maximal 7 Jahren nach Ende des Geschäftsjahres, in dem der Geschäftsfall beendet wurde, insbes. um steuerliche Aufbewahrungspflichten erfüllen zu können sowie solange Gewährleistungs- und Schadenersatzansprüche (max. 30 Jahre bei Leistungen für unbewegliche Sachen) es notwendig machen, dass die Daten verarbeitet werden, wobei diese sodann in einem Archiv mit gesonderten Zugangsregelungen verarbeitet werden.
4.4 Kommunikation via E-Mail, postalisch, Kundenportale, Telefon, Fax
Sie können mit uns via E-Mail, postalisch, telefonisch, per Fax oder über die Kundenportale Puck und IMV Online mit uns in Kontakt treten und uns auf diesen Wegen Anfragen zu unseren Leistungen sowie allgemeine Anfragen senden und Dokumente (zB Betriebskostenabrechnungen etc.) in elektronischer Form herunterladen.
Die Daten speichern wir für einen Zeitraum von 3 Jahren ; sofern es sich um eine Vertragsanbahnung handelt, speichern wir während der Kundenbeziehung und darüber hinaus für einen Zeitraum von maximal 7 Jahren nach Ende des Geschäftsjahres, in dem ein erfüllter Vertrag beendet ist, oder sich herausstellt dass es zu keinem Vertrag kommt, insbes. um steuerliche Aufbewahrungspflichten erfüllen zu können sowie solange Gewährleistungs- und Schadenersatzansprüche (bei Verkauf von unbeweglichen Sachen: 30 Jahre) es notwendig machen, dass die Daten verarbeitet werden, wobei diese sodann in einem Archiv mit gesonderten Zugangsregelungen verarbeitet werden.
5. 4.5  Website:BetriebderIMVWebsite(zurInformationvonKunden,Interessentensowie Kundengewinnung)Die IMV Gruppe betreibt ihre Webpräsenz unter www.imv.co.at. Die Site wird bei Tele2 (Drei) gehostet.Wir betreiben unsere Website www.imv.co.at, um Sie und die Öffentlichkeit über unsere Leistungen zu informieren, und Ihnen allgemeine Informationen zu geben. Dies beruht auf dem berechtigten Interesse, dass wir unsere Leistungen darstellen und Sie darüber informieren (bei Zusendung per Post) und Einwilligung (bei Zusendung von Informationen per Email). Sie haben jederzeit das Recht auf Widerspruch (siehe 5.4.) bzw. Widerruf der Einwilligung (siehe 5.3.) Die bei der Benutzung unsere Website erfassten Daten (IP-Adresse, Referrer-Website) speichern wir über einen Zeitraum von 3 Jahren nach dem letzten Kontakt.
6. 4.6  Website-Tracking & Cookies (zur Verbesserung unseres Webauftrittes und zur Gewährleistung der IT-Sicherheit)Wir betreiben ein Analyse-Tool auf unserer Website um die Website zu verbessern, und Ihnen zielgerichteter Informationen zur Verfügung stellen zu können, sowie zur Gewährleistung der Belastbarkeit und Verfügbarkeit unserer Website und zur Gewährleistung der IT-Sicherheit (berechtigtes Interesse).Unsere Website verwendet Funktionen des Webanalysedienstes Google Analytics. Dazu werden Cookies verwendet, die Daten zur Analyse der Website-Benutzung erfassen. Die dadurch erzeugten Informationen werden anonymisiert (nur Teile der IP-Adresse) auf den Server des Anbieters übertragen und dort gespeichert. Sie können dies verhindern, indem Sie Ihren Browser so einrichten, dass keine Cookies gespeichert werden.
Es besteht ein dokumentierter Vertrag über die Auftragsdatenverarbeitung. Der Anbieter hat seinen Sitz in den USA. Die Datenübermittlung zum Webanalyseanbieter basiert auf dem Angemessenheitsbeschluss „Privacy Shield“ sowie der Auftragsverarbeitungsvereinbarung.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Basis der Einwilligung des Nutzers (durch die Einstellung des Webbrowsers und Abfrage beim ersten Aufruf), die jederzeit widerrufbar ist (siehe 5.3.), und berechtigtes Interesse (Verbesserung des Angebotes und des Webauftrittes), wobei ein Widerspruchsrecht besteht (siehe 5.4.).
Die Daten speichern wir für einen Zeitraum von 12 Monaten.
Bei Aufruf unserer Website werden Sie gefragt, ob Sie die Verwendung von Cookies gestatten. Wenn Sie dies bestätigen, dann verwendet unsere Website sogenannte Cookies. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die mit Hilfe des Browsers auf Ihrem Endgerät abgelegt werden. Sie richten keinen Schaden an. Wenn Sie dies nicht bestätigen, dann werden keine Cookies abgelegt.
Die Verarbeitung beruht auf der Einwilligung, die sie jederzeit durch das Löschen von Cookies in ihrem Browser widerrufen können (siehe auch 5.3.)
Wir nutzen Cookies um unser Web-Angebot nutzerfreundlich zu gestalten und zur Verbesserung der IT-Sicherheit. Einige Cookies bleiben auf Ihrem Endgerät gespeichert, bis Sie diese löschen. Sie ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen.
Wenn Sie dies nicht wünschen, so können Sie Ihren Browser so einrichten, dass er Sie über das Setzen von Cookies informiert und Sie dies nur im Einzelfall erlauben. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität unserer Website eingeschränkt sein.
4.7 Videoüberwachung
Am Standort IMV Immobilien Management GmbH, Paulanergasse 15, 1040 Wien, wird im Foyer und Eingangsbereich eine Videoüberwachung aus Sicherheitsgründen durchgeführt.
Die Speicherdauer beträgt 72 Stunden. Die per Video überwachten Bereiche sind durch Schilder gekennzeichnet.
Für alle in Kapitel 4. angeführten Verarbeitungen sind Sie nicht verpflichtet, uns Daten bereit zu stellen. Wenn Sie jedoch die Daten nicht zur Verfügung stellen, dann können wir die Leistung nicht erbringen.
Die Ablage von gesetzlich aufzubewahrender Papier-Dokumentation erfolgt in versperrbaren feuersicheren Schränken oder in einem Archiv mit gesonderten Zugangsregelungen.

5 RECHTE ALS BETROFFENE PERSON

1. Wir erstellen keine Profile von Klienten oder sonstigen Personen und betreiben kein Profiling und es besteht keine automatisierte Entscheidungsfindung im Rahmen unserer Tätigkeit.
2. Ihnen als betroffener Person steht grundsätzlich das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit jeweils im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen zu.
3. Sofern Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten gegeben haben, steht Ihnen das Recht zu, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Für den Widerruf wenden Sie sich bitte an die

unter 5.5. genannte Adresse. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung der Daten bis zum Widerruf wird dadurch nicht berührt. Die Daten werden nach dem Widerruf nicht mehr für den Zweck, in den Sie eingewilligt haben (z.B. E-Mail-Newsletter) verwendet.
4. Sofern die Verarbeitung der Daten auf einem berechtigten Interesse unsererseits beruht, haben Sie das Recht, Widerspruch dagegen zu erheben. Für einen Widerspruch wenden Sie sich bitte an die unter 5.5. genannte Adresse. Werden Daten von uns auf Basis des berechtigten Interesses verarbeitet, dann verarbeiten wir die personenbezogenen Daten nur dann, wenn unsere schutzwürdigen Interessen für die Verarbeitung überwiegen und über Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten stehen oder aber die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung unserer Rechtsansprüche dient.
5. Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an:

Datenschutzkoordinatoren:
Hr. Mag. Christian Wolf +43 1 586 69 55 – 184
Hr. Jules Krickl
 +43 1 586 69 55 – 175
Email:
 datenschutz@imv.co.at
Website: www.imv.co.at/web/datenschutzerklaerung/

6. Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in irgendeiner Weise verletzt worden sind, steht es Ihnen frei, bei der Österreichischen Datenschutzbehörde (Wickenburggasse 8, 1080 Wien) Beschwerde zu erheben.